Все об эффективной работе с информацией

На днях я получила актуальный вопрос от serpent_one

Здравствуйте Татьяна!
Спасибо за интересный и увлекательный блог! Я подчерпнул много интересного для себя. У меня к Вам вопрос.
Я устроился на работу (ассистент руководителя), но у меня возникла проблема: я не справлюсь с потоками информации. Я не успеваю обрабатывать. Я пробовал её упорядочивать, но с каждым разом все сложнее концентрироваться и запоминать.
Возможно, это происходит потому, что я только недавно начал работать (с понедельника). Что Вы можете мне посоветовать, что бы решить проблему? Вопрос очень важен для меня ;)

Подобные ситуации встречаются довольно часто. Новая работа (или расширение обязанностей на старой) – это всегда стресс. В том числе и из-за обширного потока новых данных. Однако есть несколько способов, помогающих решить эту проблему.

Во-первых, на ближайшие неделю-две резко ограничьте доступ информации не по работе. Старайтесь не смотреть телевизор, не слушать новости и аналитику по радио, не читать газет и книг, даже художественных. Хорошо, если близкие не будут загружать вас пересказом событий своей жизни.

Это временное «информационное голодание» поможет высвободить ресурсы памяти для лучшего усвоения рабочих данных. Многие ученые считают, что память наша практически бездонна.

Возможно, это так, но на сегодня мы умеем использовать лишь ее небольшую часть. И в вашей ситуации лучше нагрузить ее информацией, полезной для карьеры, нежели новостями, именами киногероев и случаями из жизни лучшего друга.

Новая работа - новые перспективы и... новые сложности

Во-вторых, не стесняйтесь записывать все и вся. Многие не делают этого, стараясь произвести впечатление на босса и на коллег. Приводит оно к тому, что запомненные данные выветриваются из памяти через 15 минут, а то и быстрее.

Заведите блокнот или ежедневник, в который можно записать все – от имен и контактных данных, до регламента работы и любимой марки кофе начальника. Задача №1 – записать как можно больше информации.

Задача №2 – систематизировать ее. Если время позволяет, займитесь этим прямо сейчас. Если и без того забот по горло, второй шаг оставьте на потом.

В-третьих, постарайтесь найти на новой работе союзника. То есть человека, к которому можно обращаться за советом. Ведь уловить и запомнить огромное количество данных с первого раза под силу только тем, кто этому специально обучался.

Наверняка у вас в офисе найдется сотрудник, готовый уделить вам немного времени. При этом мотивы человека могут быть разными: от стремления поскорее выпустить вас в «свободное плавание» до искреннего желания поддержать новичка.

И еще небольшой секрет: лучше, если помощник – это не ваш босс. И дело не только в том, что негоже отвлекать его по мелочам. Вполне возможно (и это совершенно естественно), что не все у вас будет получаться с первого раза. А начальник может сделать поспешные выводы о недостаточной сообразительности своего нового ассистента.

Возможно, вы подумали, что я порекомендую вам укреплять память, изучать приемы мнемотехники и скорочтения. Это действительно необходимо, только вот в сложившихся обстоятельствах придется выплывать без них. Потому что если и без того нагруженное создание резко погрузить в обучение, стресс еще больше увеличится, а толку будет мало.

Поэтому пока читайте как читается и запоминайте как запоминается. Можете применять небольшие хитрости из системы эффективного чтения и развития памяти, которые не требуют упражнений и тренировки. Например, отрегулировать освещение на рабочем месте, запоминать за один подход не более 7 элементов, настроить шрифт и цвет фона на мониторе и т.д.

А уже потом, когда закончится лихорадка первых дней на новой работе, следует взяться за формирование навыков быстрой и качественной работы с информацией.

Крепкой вам памяти и стальных нервов!

Хотите  опубликовать этот материал у себя в блоге, на сайте, в рассылке или бесплатной книге? Да пожалуйста! Некоммерческое распространение этой статьи разрешается при соблюдении всего двух условий: публикации материалов без изменений и указания следующей информации: 

Автор статьи - Татьяна Бадя, источник - сайт об эффективной работе с информацией tatiana-badya.ru (гиперссылка обязательно должна работать).